ניהול מכרז בארגון גדול, רשות מקומית, משרד ממשלתי, חברה ציבורית או תאגיד עירוני - כולל עשרות שלבים, מסמכים, ועדות, גרסאות ודרישות רגולטוריות. כל טעות קטנה עלולה לגרום לפסילה או לבזבוז זמן יקר.

בפועל, הרבה ארגונים עדיין מנהלים את המכרזים באמצעות מיילים, קבצי אקסל, תיקיות שיתופיות ומסמכים ידניים וזה מקור עיקרי לטעויות.

ניהול מכרזים בארגון או בגוף ציבורי הוא תהליך מורכב.
במאמר זה נפרט את השלבים, האתגרים והפתרונות הדיגיטליים שמסייעים לעמוד בדרישות החוק ולשמור על שקיפות מלאה.

מה כולל תהליך המכרז?

1. הגדרת הצורך

מהו הפרויקט? התקשרות חדשה? שירות מתמשך?

2. הכנת מסמכי המכרז

מפרטים, מדרגות ניקוד, דרישות סף, טפסים ובקשות הצעת מחיר.

3. פרסום המכרז

בפלטפורמות חובה ובערוצים נוספים.

4. איסוף מסמכים

כל ספק שולח את ההצעה בצורה אחרת והארגון צריך לאסוף, למיין ולוודא תקינות.

5. פתיחת מעטפות

שלב רגיש במיוחד שמחייב תיעוד מלא ושקיפות.

6. ניהול ועדת מכרזים

בדיקה, הערות, ניקוד וקבלת החלטת מנצח.

7. תיעוד וארכיון

שימור מסמכים וגרסאות בהתאם לדרישות החוק.

האתגרים המרכזיים בתהליך

• ריבוי מסמכים וגרסאות

• בקרה ידנית שגורמת לטעויות

• שקיפות חלקית בין גורמי מקצוע

• עומס אדמיניסטרטיבי

• תיעוד לא מסודר

• עמידה ב"חוק חובת המכרזים"

איך מערכת דיגיטלית פותרת את הבעיות האלו?

✔ ריכוז כל המסמכים במקום אחד

✔ אימות תקינות אוטומטי

✔ ניהול ועדה מסודר

✔ מניעת טעויות אנוש

✔ שקיפות מלאה לאורך כל התהליך

✔ עמידה בדרישות החוק

✔ דיווחים וניתוחים בזמן אמת

ניהול מכרזים בצורה מקצועית דורש סדר, שקיפות ועמידה מלאה ברגולציה. מערכת כמו EasyBid מייעלת את כל התהליך ומאפשרת לארגונים ציבוריים להפעיל מכרזים בצורה מהירה ובטוחה יותר.